Checklisten


Diese Checklisten nutzen wir, um eingereichte Dokumente zu überprüfen. Auch ihr dürft eure Dokumente gern anhand der passenden Checklisten prüfen, bevor ihr sie uns schickt.

Wenn ein Punkt nicht zutrifft, könnt ihr ihn aufklappen, um die Standard-Folgen davon zu sehen.

Vorgehen bei der Prüfung

Im Folgenden wird beschrieben, wie Dokumente im Fachschaftenreferat geprüft werden. Diese Beschreibung ist insbesondere für Mitarbeitende des Fachschaftenreferats hilfreich.

  1. Dokumente kommen per E-Mail, einzeln oder mehrere auf einmal
  2. Jedes Dokument wird einzeln bearbeitet
  3. Jedes Dokument wird auf die Datendrehscheibe hochgeladen, sofern es relevant ist. Das Formular hierfür befindet sich bei der jeweiligen Fachschaft im Reiter „Dokumente“ ganz oben.
  4. Da Protokolle häufig als Referenz für andere Dateien dienen, sollten diese zuerst bearbeitet werden.
  5. Die maximale Dateigröße beträgt 5 MiB, generell sollten PDF-Dateien vor dem Upload komprimiert werden1.
  6. Der Dateiname ist irrelevant. Er wird beim Upload anhand der eingegebenen Metadaten (Art der Datei, Daten, Dateiinhalt) automatisch geändert.
  7. Beim Upload können die Dateien direkt annotiert werden. Die Prüfung eines Dokuments erfolgt anhand der zugehörigen Checkliste auf den folgenden Seiten.
    Es gibt vier mögliche Annotationen:

    1. Schlagwörter: Für Protokolle. Beschreibt relevante Aktionen auf der protokollierten Sitzung. Beispiel:

      1. Die konstituierende Sitzung eines Gremiums wird mit Konsti verschlagwortet
      2. Eine Sitzung, auf der ein Haushaltsplan beschlossen wurde und Kassenprüfer*innen gewählt wurden, wird mit HHP, Wahl KP verschlagwortet.

    2. URL: Nur für Wahlergebnisse. URL des Wahlergebnisses auf der Bekanntmachungsplattform der Studierendenschaft. Beispiel:
      URL: https://sp.uni-bonn.de/bekanntmachungen/files/2023/vsbonn_bekanntmachung_2023-54.pdf

    3. Referenzen: Nur für (Nachtrags-)Haushaltsplan und Kassenprüfungen. Hier wird das Protokoll der Sitzung, auf welcher der (Nachtrags-)Haushaltsplan beschlossen wurde bzw. auf der die Kassenprüfer*innen gewählt wurden, ausgewählt. Falls die Kassenprüfer*innen auf verschiedenen Sitzungen gewählt wurden, werden mehrere Protokolle ausgewählt. Beispiel:

      • {"category":"AFSG","request_id":"","base_name":"Prot","date_start":"2019-06-04","date_end":null}
      • {"category":"AFSG","request_id":"","base_name":"Prot","date_start":"2019-11-12","date_end":null}

    4. Annotationen: Textuelle Informationen zur Datei. Je nach Annotationslevel haben diese unterschiedliche Auswirkungen darauf, ob die Datei akzeptabel ist oder Nachbesserungen notwendig sind.
      Eine Datei ohne jegliche Annotation wird als fehlerfrei bewertet.

      • Ok: Für Lob oder so, kein Plan. Beispiel:
        Ok: Ein wunderschönes Protokoll!
      • Info: Für Zusatzinformationen zum Dokument, z. B. nachdem fehlende Informationen nachgeliefert wurden. Beispiel:
        Info: Es handelt sich um eine FSV-Sitzung
      • Warnung: Für Probleme, die beim nächsten Mal zu vermeiden sind, aber das Dokument noch nicht unbrauchbar machen. Beispiel:
        Warnung: Im Titel wird ein "§ 19 Abs. 3 Fachschaftssatzung" referenziert, den gibt es aber in der Fachschaftssatzung gar nicht.
      • Fehler: Für Probleme, die das Dokument unbrauchbar machen. Beispiel:
        Fehler: Die Summe der Untertitel von Titel 2.1 beträgt lediglich 900 €, nicht wie angegeben 1000 €. In der Konsequenz ist der Haushaltsplan nicht ausgeglichen. Ein Nachtragshaushaltsplan ist nötig, der das Problem behebt.
      • Unchecked: Angabe, dass das Dokument noch gar nicht geprüft wurde. Sollte man eigentlich nie brauchen. Beispiel:
        Unchecked: Das mit der Wahl der Kassenprüfer*innen ist schwierig, da müssen wir uns noch intern abstimmen
  8. Die Annotationen sind so zu formulieren, dass für die betroffene Fachschaft direkt klar ist, wie sie das Problem beheben kann (falls es behebbar ist). Dafür muss präzise formuliert werden, und relevante Details sollten angegeben sein. So wird lästiges Nachfragen und mehrfaches Nachbessern verhindert. Beispiele:
    Schlecht: Fehler: Vereinbarkeitsprüfung steht aus
    Gut: Fehler: Mitgliederliste des FSR sowie ggf. FSV-Vorstand im geprüften Zeitraum und zum Prüfzeitpunkt fehlen. Bitte nachreichen!
    Schlecht: Fehler: Der Haushaltsplan ist nicht ausgeglichen.
    Gut: Fehler: Untertitel 2.8 ist falsch aufsummiert, müsste 2.000 € betragen statt wie angegeben 1.800 €. In der Folge ist die Gesamtsumme der Ausgaben falsch aufsummiert, und folglich ist der Haushaltsplan nicht ausgeglichen. Ein Nachtragshaushaltsplan ist nötig, der das Problem behebt.
  9. Mit Klick auf „Hochladen“ wird das Dokument hochgeladen und annotiert.
  10. Annotationen können durch Klick auf das Stiftsymbol neben dem Dokument bearbeitet werden.
  11. Wird eine neue Version eines Dokuments eingereicht, so lädt man diese wie die vorherige Version hoch und annotiert sie, falls nötig. Sie ersetzt dann die vorherige Version.
  12. Die Historie eines Dokuments kann durch Klick auf das Schriftrollensymbol neben dem Dokument angezeigt werden.
  13. Jede E-Mail wird nach Abarbeitung auf gelesen gestellt und beantwortet (außer, es wird sich lediglich für vorangegangene Arbeiten bedankt). Üblicherweise enthält die Antwort eine Zusammenfassung der erledigten Arbeiten (Anträge eingetragen, Dokumente geprüft) und ggf. die entstandenen Folgeaufgaben für die Fachschaft (Auflistung der Mängel samt Behebungsanleitung, beziehungsweise einen Link auf die Dokumentenseite, welche die Annotationen auflistet, …)

Haushaltsplan

Protokoll zum Beschluss eines Haushaltsplans

Nachtragshaushaltsplan

Protokoll zum Beschluss eines Nachtragshaushaltsplans

Haushaltsrechnung

Kassenprüfungsbericht

Protokoll zur Wahl der Kassenprüfer*innen

Ergebnis einer Fachschaftswahl

Die inhaltliche Überprüfung von Fachschaftswahlergebnissen ist Aufgabe des Wahlprüfungsausschusses der Fachschaftenkonferenz.

Eine für ungültig erklärte Wahl reicht in der Regel trotzdem aus, um für das betreffende Semester AFSG zu erhalten.

Für die Auszahlungsfähigkeit jedoch sind die folgenden Fragen relevant:

Protokoll der konstituierenden Sitzung von FSV/FSR