Rechtsgrundlagen: § 43 SdS, FKGO (in ihrer aktuellen Version), HWVO NRW
Das Fachschaftenreferat verwaltet den Teil des Semesterbeitrags, der für die Fachschaften erhoben wird. Fachschaften erhalten auf Antrag Geld; anlasslos (Allgemeine Fachschaftengelder) und anlassbezogen (Besondere Fachschaftengelder). Die Richtlinien für die Verteilung des Geldes sind in der Geschäftsordnung der Fachschaftenkonferenz (FKGO) festgelegt.
Hier findet ihr die Folien und weitere Dateien zum Buchhaltungsworkshop. Darunter sind auch GnuCash Dateien und dazugehörige Kassenanweisungen als Beispiele, die auf dem Beispiel-Haushaltsplan fundieren.
Die folgenden Abschnitte erläutern grundlegende Prinzipien für die Finanzen der Fachschaften.
Im Semesterbeitrag ist ein kleiner Anteil für die Fachschaften bestimmt.
Dieses Geld erhalten die Fachschaften anlasslos über Allgemeine Fachschaftengelder und anlassbezogen über Besondere Fachschaftengelder.
Besondere Fachschaftsgelder (BFSG) dienen der Finanzierung spezieller Veranstaltungen, Fahrten und Anschaffungen, die im Kriterienkatalog aufgelistet sind. Fachschaften können diese Events durchführen beziehungsweise Anschaffungen tätigen und bekommen ihre Ausgaben dann im Rahmen gewisser Höchstsätze über BFSG erstattet.
Allgemeine Fachschaftengelder (AFSG) dienen dem Bestreiten des allgemeinen Geschäftsbetriebs. Jedes Semester wird ein bestimmter Betrag für allgemeine Fachschaftengelder vorgesehen und auf die Fachschaften aufgeteilt. Dabei gibt es zunächst für alle Fachschaften denselben Sockelbetrag und zusätzlich einen Anteil, der nach Studierendenzahl der jeweiligen Fachschaft skaliert wird. Die Fachschaften können den für sie vorgesehenen Betrag beantragen. Um das Geld zu erhalten, müssen sie lediglich nachweisen, dass sie ihre Finanzen im Griff haben (indem sie die folgenden Punkte umsetzen) und demokratisch über Wahlen legitimiert sind.
Das Fachschaftenkollektiv darf die Auszahlung von AFSG und BFSG an eine Fachschaft nur anweisen, wenn diese Fachschaft aktuell alle grundlegenden Voraussetzungen für die Anweisung der Auszahlung von Geldern erfüllt. Diese sind in § 25 Absatz 5 der FKGO aufgeführt, und sind unabhängig von den Voraussetzungen für die Vollständigkeit konkreter AFSG-Anträge.
Dreh- und Angelpunkt für das wirtschaftliche Handeln der Fachschaften ist das Haushaltsjahr. Haushaltsjahre dauern, wie der Name es bereits andeutet, exakt ein Jahr und schließen direkt aneinander an. Während die HWVO als Standard den 1. Januar jedes Jahres vorsieht, ist es für die Fachschaften organisatorisch praktischer, das Haushaltsjahr an den Semestergrenzen zu orientieren, ihr Haushaltsjahr also am 1. April oder am 1. Oktober jedes Jahres beginnen zu lassen. Die Fachschaftssatzung sollte in jedem Fall festlegen, an welchem Tag das Haushaltsjahr jeweils beginnt.
Für jedes Haushaltsjahr wird vorab von der Finanzreferentin der Fachschaft ein Haushaltsplan erstellt und von der FSV beschlossen (bzw. falls keine FSV existiert in der Regel von der FSVV).
Ein Haushaltsplan listet die erwarteten Einnahmen und Ausgaben für sein Haushaltsjahr strukturiert in Tabellenform auf. Er besteht aus Einnahme- und Ausgabetiteln mit jeweils fester Zweckbestimmung. Orientiert euch bei der Erstellung eures eigenen Haushaltsplans bitte designtechnisch am Beispiel-Haushaltsplan in den Dokumenten. Die Einnahmen- und Ausgabentitel müsst ihr natürlich komplett auf eure eigene Planung anpassen.
Die Summe der geplanten Einnahmen in einem Haushaltsjahr muss gleich der Summe der geplanten Ausgaben in diesem Haushaltsjahr sein!
Üblicherweise werden neben den Beträgen für das aktuelle Haushaltsjahr als Vergleichswerte auch die Beträge des letzten Haushaltsjahres und der letzten Haushaltsrechnung aufgeführt.
Während des Haushaltsjahres darf für alle Zwecke nicht mehr Geld ausgegeben werden, als im entsprechenden Ausgabentitel im Haushaltsplan vorgesehen ist. Eine Ausnahme bilden sogenannte "unabweisbare Ausgaben", bei denen der Schaden unverhältnismäßig groß wäre, wenn sie nicht geleistet würden. Soll für einen Zweck mehr Geld ausgegeben werden, als im Haushaltsplan vorgesehen ist, kann von der FSV (bzw. FSVV) ein Nachtrag zum Haushalt in Form eines Nachtragshaushaltsplans beschlossen werden.
Ein Nachtrag zum Haushaltsplan in Form eines Nachtragshaushaltsplans muss dann beschlossen werden, wenn die im Haushaltsplan vorgesehenen Beträge teilweise überschritten werden sollen. Ein Nachtragshaushaltsplan ist im Prinzip einfach ein neuer Haushaltsplan für das laufende Haushaltsjahr. In diesem können die vorgesehenen Einnahmen und Ausgaben an die neue Realität bzw. Planung angepasst werden. Es können auch Titel hinzugefügt oder entfernt werden. In diesem Haushaltsjahr bereits getätigte Einnahmen und Ausgaben müssen natürlich entsprechend im Nachtragshaushaltsplan berücksichtigt werden. Falls also für einen Titel bereits Einnahmen oder Ausgaben entstanden sind, kann der Titel nicht gestrichen werden oder geringer angesetzt werden als diese Einnahmen bzw. Ausgaben.
Nach dem Ende eines Haushaltsjahres wird die sogenannte Haushaltsrechnung aufgestellt. Sie listet für jeden Titel des Haushaltsplans den geplanten Betrag sowie die tatsächlich eingenommenen bzw. ausgegebenen Beträge auf. Außerdem enthält sie die Kassenstände zu Beginn und Ende des Haushaltsjahres.
Da sie die tatsächlich erfolgten Einnahmen und Ausgaben auflistet, muss die Haushaltsrechnung im Gegensatz zum Haushaltsplan auch nicht ausgeglichen sein.
Da Einnahmen üblicherweise nicht direkt zu Beginn eines Haushaltsjahres zur Verfügung stehen, sondern erst im Verlauf des Haushaltsjahres eintreffen, wird eine Rücklage gebildet. Hierbei wird im vorherigen Haushaltsjahr ein Geldbetrag zur Seite gelegt, der dann zu Beginn des Haushaltsjahres direkt als Einnahme gebucht wird. So können bereits zu Beginn eines Haushaltsjahres Ausgaben getätigt werden, auch wenn noch keine Einnahmen erfolgt sind.
Da die im Haushaltsplan abgebildete Planung üblicherweise nicht exakt eingehalten wird, ergibt sich in der Haushaltsrechnung im Normalfall eine Differenz zwischen den tatsächlich erfolgten Einnahmen und den tatsächlich erfolgten Ausgaben. Ist diese Differenz positiv, also wurde mehr Geld eingenommen als ausgegeben wurde, wird dieser Überschuss im folgenden Haushaltsjahr als Einnahme verbucht. Wurde hingegen weniger Geld eingenommen als ausgegeben wurde, wird dieser Fehlbetrag im folgenden Haushaltsjahr als Ausgabe verbucht.
Zusammengefasst:
BFSG sind zur Unterstützung zentraler Maßnahmen (Veranstaltungen, Fahrten und Anschaffungen) im Rahmen der Fachschaftsarbeit gedacht. Sie werden über das Fachschaftenreferat bei der FK beantragt. Ihr solltet euch trotz der Möglichkeit der Finanzierung weiterhin um Werbung für Veranstaltungen - wie z.B. Bildungsfahrten - bemühen und je nach Umfang der Maßnahme einen eigenen Anteil (aus Fachschaftsmitteln oder Einnahmen, z.B. aus Ticketverkäufen) einplanen.
Wie viel Geld ihr für welche Maßnahmen beantragen könnt, ist dem sog. Kriterienkatalog (Anlage II zur FKGO) - kurz KritKat – zu entnehmen. Was ihr bei der Antragstellung beachten müsst, ist in den §§ 27-30 der FKGO und im KritKat aufgeführt.
Falls ihr mal Hilfe bei den Anträgen benötigt oder es andere Fragen zu diesem Thema gibt, schreibt dazu gerne eine E-Mail oder vereinbart einen Termin zur Beratung (fsen @ asta.uni-bonn.de). Die Anträge mit allen benötigten Unterlagen sind per Mail (ebenfalls fsen @ asta.uni-bonn.de) einzureichen. Für Informationen zum Bearbeitungsstand könnt ihr den Status eurer Anträge auf der Fachschaftendatendrehscheibe einsehen. Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zur Antragstellung zusammengefasst.
Nach Abgleich mit dem KritKat ist bei notwendigen Abweichungen §29 FKGO zu folgen, um durch eine Vorankündigung die spätere Abweichung von den Vorgaben des KritKat zu ermöglichen. Die Vorankündigung muss rechtzeitig vor der Maßnahme vorgestellt werden. Nach der Maßnahme muss dennoch ein BFSG-Antrag gestellt werden. Eine angenommene Vorankündigung garantiert nicht die Annahme des Antrags!
Beispiel (Klausurfahrt mit 10 Personen, die je einen Teilnehmerbeitrag von 20 € gezahlt haben):
Kosten | Einnahmen |
|---|---|
Unterkunft 300 € | Teilnehmerbeiträge 200 € |
Essen (nicht förderbar) 200 € | |
Fahrtkosten 100 € | |
Gesamt 600 € | 200 € |
Antragssumme (von 600 € Maximalbetrag für Klausurfahrten mit bis zu 10 Teilnehmenden): 400 €
